Ihre Pressekontakte sind das Kapital Ihrer Pressearbeit. Oftmals sind es persönliche Kontakte mit Menschen, die Sie getroffen haben, deren besondere Interessen Sie kennen, und die Sie deshalb gerne persönlich ansprechen: den einen siezen Sie, mit dem anderen sind Sie schon beim "du".

Entsprechend arbeitet der kulturkurier Presseservice: Für jeden Medienkontakt legen Sie einen Datensatz an, auf den Ihr ganzes Team Zugriff hat. Pressearbeit mit Excel Tabellen gibt es dann nicht mehr ....

So organisieren Sie Ihre Pressekontakte:

Unter A. Einzeleingabe Pressekontakt Schritt 1 bis 3 finden Sie Hinweise zur "händischen" Eingabe oder Ergänzung eines einzelnen Pressekontakts. Unter B. Upload finden Sie weiter unten die Anleitung zum Upload einer Kontaktliste in das System.


A. Einzeleingabe Pressekontakt Schritt 1 bis 3

Schritt 1

Unter Pressekontakt - Pressekontakt hinzufügen finden Sie diese Maske, in die Sie mindestens die E-Mail-Adresse eintragen, wie auch die wichtigsten Attribute Ihres Kontakts wie z.B. Vorname/Namen, das Medium sowie weitere Felder.

Eine besondere Indiviualisierungsmöglichkeit haben Sie durch das Feld Individuelle Ansprache: Diese Ansprache (z.B. "Lieber Erwin," oder "Sehr geehrter Herr Dr. Müller,") müssen Sie nur einmal je Kontakt definieren. Im Versand können Sie dann diese Anrede automatisch übernehmen (ähnlich wie in einem Serienbrief).
Nutzen Sie diese Option und fülen Sie das Feld persönliche Anrede unbedingt aus !


Mit Weiter geht es zu Schritt 2.

Schritt 2

Notizen sind vor allem für die Arbeit im Team hilfreich; aber auch, um besondere Interessen eines Kontakts zu notieren, etc etc.
Dafür finden Sie in Schritt 2 ein Notizfeld:

Schritt 3

Hier können Sie jeden Kontakt einem oder mehreren Segmenten zuordnen.
Über die Segemente können Sie später beim Versand eine Liste unterteilen, also segmentieren.
Verwenden Sie z.B. Segmente wie "Online", "Print" oder "Regional", "Überregional", "Wochenzeitung", "Monatszeitung" etc.
Beim Versand einer Pressemeldung können Sie diese entweder an die gesamte Liste senden oder an einzelne Segmente. 

Die gewünschten Segmente erstellen bzw. wählen Sie über den Button "Segment hinzufügen". Hier wählen Sie (immer nur für diesen Kontakt) aus den vorhandenen Segmenten aus oder Sie erstellen ein neues Segment.
Sie können auch mehrere Segmente für einen Kontakt auswählen, indem Sie wiederholt auf "Segment hinzufügen" gehen. Sie löschen eine Segment-Zuordnung mit dem Kreuzchen rechts.


Wenn Sie beim Versand an die gesamte Liste senden wollen, wählen Sie die Option "an gesamten Verteiler senden".

B. Upload einer Liste mit Pressekontakten

Wenn Sie bereits eine Liste mit Pressekontakten besitzen, die Sie als Ganzes ins System bringen wollen, nutzen Sie den Upload - gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

Segmente anlegen
Um jedem Pressekontakt bereits beim Hochladen das richtige Segment (oder mehrere) zuzuordnen, müssen Sie diese Segmente zuerst anlegen. Unter Übersicht gelangen Sie zu Segmente. Hier legen Sie alle benötigten Segmente an (vgl. auch Artikel Segmente). Wählen Sie "Neues Segment", beschreiben es und fügen es hinzu.


Template herunterladen
Sind die Segmente angelegt, gehen Sie über Ihre Liste / Presseverteiler und Übersicht in Pressekontakt und wählen Sie Pressekontakte importieren. Laden Sie das angebotene Template herunter und öffnen es mit Excel. Sie sehen nun die Segmente als Spaltenüberschriften ganz rechts.

Template ausfüllen
Füllen Sie mindestens die Spalte A (E-Mail) aus (die E-Mail darf keine weiteren Zeichen davor und danach enthalten, auch keine Leerzeichen und muss ein "@" und eine ".de" o.ä. Endung haben). Fügen Sie in der jeweiligen Spalte des Segments ein "ja" - kleingeschrieben - ein. Es können auch mehrere Segmente mit "ja" zugeordnet werden. (Bitte achten Sie auf bestimmte, einzuhaltende Formate in den Feldern "Anrede", "Land" und "Titel" - führen Sie die Maus dazu über das Fregezeichen). Speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.

Template hochladen
Wählen Sie auf derselben Seite "Durchsuchen" und zeigen den Speicherort der Datei auf Ihrem Computer. Setzen Sie das Häkchen unterer dem Hinweis und drücken auf Import starten. Die Datei erscheint nun darunter unter "Importierte Dateien". Die Pressekontakte stehen nun unter Pressekontakte bereit.



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